Het was de wens van CultuurCollege om het bestelproces op haar website te verbeteren en te optimaliseren en de organisatie rondom het organiseren van opleidingen te verbeteren.
CultuurCollege biedt praktijkgerichte bij- en nascholing voor professionals in de kunst, erfgoedsector en het cultuuronderwijs. Bij de ontwikkeling van programma’s werken ze samen met hogescholen, culturele locaties en cultuur- en erfgoedexperts.
Optimaliseren door online bestellingen in de huidige website automatisch te verwerken in een nieuw boekhoudsysteem (FreshBooks), dat voldeed aan de eisen en wensen. Relaties (debiteuren) worden automatisch aangemaakt in het boekhoudsysteem (als ze nog niet eerder besteld hebben), en bestellingen worden automatisch facturen. In het online boekhoudsysteem krijgt de hele organisatie financieel inzicht.
Daarnaast geholpen bij de keuze en inrichting van een geschikt relatiebeheersysteem (Capsule CRM), dat ook gekoppeld is met het nieuwe boekhoudsysteem, en optimaal werkt met Google Apps.
Relaties verschijnen automatisch in het relatiebeheersysteem, samen met de factuur- en betaalhistorie. Apart toegang tot het online boekhoudsysteem is hierdoor niet persé nodig. In het relatiebeheersysteem worden afspraken vastgelegd en projecten georganiseerd.
Door de optimale samenwerking tussen Capsule CRM en Google Apps wordt informatie van de relatie direct bij het e-mailbericht getoond, en kunnen acties vanuit het e-mailbericht uitgevoerd worden. Acties zoals het bewaren van de e-mail bij de relatie, opportunity, of case, en het aanmaken van nieuwe taken, opportunities en cases.
Als G-Suite partner kan Publiceervoormij.nl op kundige wijze een standaard inrichting verzorgen, zodat u dezelfde werkdag nog in de lucht kunt zijn, en zonder dat er allerlei software geïnstalleerd hoeft te worden op computers van u en uw medewerkers. Een server is ook niet nodig, om mail af te handelen of documenten op te slaan en deze centraal te delen. Alleen een browser is nodig en een internetverbinding, om samen te werken aan documenten (waaronder Documenten, Spreadsheets en Presentaties). Heeft u niet altijd internetverbinding? Het is ook mogelijk om alle gegevens in Google Apps lokaal op uw computer (automatisch) te bewaren.
Capsule CRM is een zeer gebruiksvriendelijk relatiebeheersysteem dat volledig in de browser gebruikt kan worden. Het kan standaard met diverse online toepassingen integreren, zoals e-mailmarketingsysteem MailChimp en een aantal online boekhoudsystemen (waaronder FreeAgent). Hiermee wordt onder meer het doel bereikt dat op slechts één locatie relatiegegevens beheerd worden. Er is ook een koppeling met Social Media, zodat bijvoorbeeld Tweets zichtbaar worden bij de relatiegegevens. Koppelen met Google Apps behoort ook tot de mogelijkheden. Op het eerste gezicht lijken de mogelijkheden niet omvangrijk; wat ten goede komt aan het dagelijks gebruik (gebruiksvriendelijk). Capsule CRM kan echter zeer uitgebreid worden, zodat uiteenlopende informatie kan worden vastgelegd.